Lot Takibi Nedir? Üretimde İzlenebilirlik ve Parti Takibi

Lot takibi, aynı koşullarda üretilen ya da aynı girişle gelen malzemelerin bir numarayla tanımlanıp üretimden sevkiyata kadar izlenmesidir. Bir müşteri şikâyeti ya da hatalı hammadde fark edildiğinde, etkilenen ürünleri hızla bulmayı sağlar. Bu rehberde lot ve parti takibinin nasıl çalıştığını, geriye ve ileriye izlenebilirliği ve sahada nasıl uygulandığını anlatıyoruz.

Lot ve parti ne demek?

Lot ya da parti, aynı özelliklere sahip olduğu kabul edilen malzeme grubudur. Hammadde tarafında genellikle aynı tedarikçiden, aynı irsaliyeyle gelen ürünler bir lot oluşturur; mamul tarafında ise aynı iş emrinde, aynı makinede ve aynı koşullarda üretilen ürünler.

Lot numarası, bu grubu diğerlerinden ayıran kimliktir. Malzeme depoya girerken, üretimde tüketilirken ve mamul olarak sevk edilirken aynı numara taşınır. Zincirin bir halkasında numara kaybolursa izlenebilirlik de orada kopar.

Seri numarası takibi ise tek tek ürünlerin izlenmesidir ve daha çok makine, cihaz gibi adetle izlenen ürünlerde kullanılır. Film, granül, kimyasal ya da ambalaj gibi miktarla ölçülen ürünlerde esas olan lot takibidir.

İzlenebilirlik neden önemli?

Bir müşteri hatalı ürün bildirdiğinde ilk soru, aynı sorunun başka hangi ürünlerde olabileceğidir. Lot takibi yoksa cevap “o hafta üretilen her şey” olur; lot takibi varsa etki yalnız ilgili lotlarla sınırlanır.

İzlenebilirlik kalite sistemlerinin de temel şartlarındandır. ISO 9001 tanımlama ve izlenebilirliği ayrı bir madde olarak ele alır; gıdayla temas eden ambalaj gibi alanlarda ise izlenebilirlik mevzuatın da aradığı bir konudur.

İzlenebilirlik tedarikçi değerlendirmesi için de bilgi verir. Hangi tedarikçinin hangi lotunda fire arttığı ya da şikâyet geldiği kayıtlar sayesinde görülebilir; bu bilgi bir sonraki satın alma kararına girer.

Denetimlerde de izlenebilirlik sık sorulan konulardandır. Denetçi bir sevkiyatı seçip hangi hammaddeyle üretildiğini sorduğunda cevabın kısa sürede ve belgesiyle verilebilmesi, sistemin işlediğinin en açık kanıtıdır.

Geriye izlenebilirlik: bu ürün neyden yapıldı?

Geriye izlenebilirlik, bir mamulden başlayıp onu oluşturan malzemelere doğru gitmektir. Canlı Fabrika'nın lot ve izlenebilirlik ekranında üretim emri, sevkiyat ya da sipariş numarasıyla arama yapılır.

Sonuçta kullanılan hammaddeler, tedarikçileri, depoya geliş tarihleri, irsaliye numaraları ve lotları listelenir. Bir müşteri şikâyetinde hangi tedarikçi lotunun kullanıldığı tek aramayla bulunur.

Malzemeler üretime gelmeden önce ara depolar arasında transfer edilmiş olabilir. Sistem bu ara depo transferlerini çözerek lot zincirini koparmadan ilk girişe kadar ulaşır.

İleriye izlenebilirlik: bu lot nereye gitti?

İleriye izlenebilirlik ters yönde çalışır: bir hammadde lotundan başlayıp onun kullanıldığı mamullere ve sevkiyatlara gidilir. Hatalı bir hammadde lotu tespit edildiğinde hangi müşteriye, hangi sevkiyatla ulaştığı listelenir.

Bu liste, geri çağırma ya da müşteriyi bilgilendirme kararının temelidir. Etkilenen müşteri ve sevkiyat net olduğunda gereksiz geri çağırmaların önüne geçilir ve iletişim hızlanır.

İki yönlü izlenebilirlik birlikte kullanıldığında bir şikâyetin kökü ve etki alanı aynı anda görülür. Kalite ekibi bunu kalite yönetimi modülünde müşteri şikâyeti ve DÖF kaydına bağlayabilir.

Sahada lot takibi nasıl uygulanır?

Lot takibinin sahada ek yük yaratmaması gerekir. Hammadde lotları mal kabulde ve ERP hareketlerinde zaten oluşur; Canlı Fabrika bu bilgiyi ERP'den okur ve ayrı bir lot modülü kurmayı şart koşmaz. Bağlantının ayrıntıları NAV ve Logo MES entegrasyonu rehberinde anlatılıyor.

Üretim tarafında operatörün kiosk ekranında iş emrini seçmesi, üretilen miktarın doğru iş emrine bağlanmasını sağlar. İş emri, makine, operatör ve vardiya bilgisi lot zincirinin üretim halkasını oluşturur.

Lot takibinde en sık görülen kopukluk, malzemenin elle bölündüğü ya da başka bir depoya taşındığı anlarda yaşanır. Bu yüzden transferlerin ERP'de kayıtlı olması ve etiketlerdeki lot numarasının okunaklı kalması, yazılım kadar önemlidir.

Mamul tarafında lot bilgisinin sevkiyat belgesine kadar taşınması gerekir. Sevk irsaliyesinde ya da etikette lot numarası yer aldığında müşteri de aynı numarayla geri dönüş yapabilir ve şikâyet doğrudan ilgili lota bağlanır.

Bir şikâyet senaryosu

Bir müşteri, teslim aldığı bir ruloda baskı sorunu bildirdi diyelim. Kalite sorumlusu sevkiyat numarasıyla arama yapar ve rulonun hangi üretim emrinden çıktığını görür.

Geriye izlenebilirlik o üretimde kullanılan film ve mürekkep lotlarını, tedarikçilerini ve geliş tarihlerini gösterir. Sorunlu bir hammadde lotundan şüpheleniliyorsa ileriye izlenebilirlikle aynı lotun girdiği diğer sevkiyatlar listelenir.

Böylece şikâyet saatler süren belge taramasıyla değil, birkaç aramayla çerçevelenir. Ardından açılan DÖF ile kök neden, alınan aksiyon ve etkinlik kontrolü kayıt altına alınır.

Bu senaryoda sistemin yaptığı iş, zaten var olan kayıtları birbirine bağlamaktır. Mal kabul, transfer, üretim ve sevkiyat kayıtları düzgün tutulduğu sürece sorgu her seferinde aynı hızla cevap verir.

Lot takibine nereden başlanmalı?

Lot takibi kurulurken önce mevcut durum çıkarılır: hammadde lotları mal kabulde kaydediliyor mu, depo transferleri ERP'de izleniyor mu, mamul etiketlerinde hangi bilgi var? Bu soruların cevabı, zincirin hangi halkasının zayıf olduğunu gösterir.

Ardından en sık şikâyet alınan ya da en kritik ürün grubu için deneme yapılır. Son birkaç sevkiyat için geriye ve ileriye izlenebilirlik sorgusu çalıştırılır ve sonuç belgelerle karşılaştırılır. Tutmayan noktalar genellikle eksik transfer kaydı ya da elle bölünen malzemelerdir.

Zincir doğrulandıktan sonra izlenebilirlik sorgusu günlük işin parçası olur. Kalite ekibi şikâyette, satın alma tedarikçi değerlendirmesinde, üretim ise hammadde değişimlerinde aynı ekranı kullanır.